Créer une adresse mail avec son nom de domaine : étapes, choix du service et réglages

Une adresse comme contact@votre-entreprise.fr fait plus sérieux qu’une adresse gratuite, et surtout elle vous appartient : si vous changez de fournisseur de messagerie, l’adresse reste la même. Elle demande pourtant quelques réglages que beaucoup d’entreprises oublient, avec une conséquence très concrète : des devis qui arrivent dans les indésirables, ou quelqu’un qui envoie des e-mails en se faisant passer pour vous.

Ce guide explique comment créer une adresse avec votre nom de domaine, comment choisir le service qui l’héberge, les trois réglages qui protègent votre adresse, et comment changer d’adresse sans perdre de messages.

Ce qu’il vous faut

1. Un nom de domaine à votre nom : votre-entreprise.fr ou .com. C’est le même que celui de votre site, ou un autre si vous n’avez pas encore de site.
2. Un service de messagerie qui héberge vos boîtes : il stocke les messages, les envoie et les reçoit.
3. Quelques lignes dans la zone DNS du domaine, chez le fournisseur où il est enregistré, pour dire au monde entier quel service reçoit vos e-mails.

Choisir le service de messagerie

Trois grandes familles :

• Les suites bureautiques en ligne, comme Google Workspace ou Microsoft 365 : messagerie, agenda, documents partagés, applications sur téléphone. Un abonnement par utilisateur et par mois. Le bon choix si vous travaillez à plusieurs et partagez agendas et documents.
• Les messageries des hébergeurs et des registraires (OVHcloud, Infomaniak, o2switch et bien d’autres) : souvent comprises dans l’hébergement du site ou vendues à petit prix. Suffisantes pour une ou deux adresses, avec un webmail et une configuration sur téléphone.
• Les messageries spécialisées, centrées sur la confidentialité ou l’hébergement en Europe.

Pour choisir, regardez : où sont stockés les messages, l’espace par boîte, l’application sur téléphone, le partage d’agenda, la qualité de l’anti-spam, et la facilité à partir un jour avec vos messages.

Une précision utile : les adresses de type contact@, devis@ ou factures@ n’ont pas besoin d’être de vraies boîtes. Ce peuvent être des alias ou des redirections vers la boîte de la personne qui traite ces messages, souvent sans coût supplémentaire.

Les étapes, dans l’ordre

1. Vérifiez que le nom de domaine est à votre nom, et que vous avez l’accès à sa zone DNS. S’il est au nom d’un ancien prestataire, faites-le transférer d’abord.
2. Créez les boîtes et les alias chez le service choisi.
3. Ajoutez les enregistrements MX que le service vous indique dans la zone DNS : ce sont eux qui dirigent le courrier entrant.
4. Ajoutez les enregistrements SPF, DKIM et DMARC, présentés plus bas.
5. Configurez les appareils : ordinateur, téléphone, et l’adresse d’expédition des formulaires du site.
6. Testez : envoyez un message vers une adresse Gmail et une adresse Outlook, vérifiez qu’il n’arrive pas dans les indésirables, et répondez-y.

Attention si une messagerie existe déjà sur ce domaine : changer les MX sans avoir préparé la nouvelle boîte fait perdre les messages reçus entre-temps.

SPF, DKIM et DMARC : les trois réglages qui protègent votre adresse

Sans eux, n’importe qui peut envoyer un e-mail qui semble venir de votre adresse, et vos propres messages risquent d’être classés comme indésirables. Gmail exige désormais au moins SPF ou DKIM de tous les expéditeurs, et les trois réglages de ceux qui envoient en grand nombre.

• SPF liste les serveurs autorisés à envoyer des e-mails pour votre domaine : votre messagerie, mais aussi votre site, votre logiciel de facturation ou votre outil de newsletter s’ils envoient en votre nom.
• DKIM signe chaque message, pour prouver qu’il n’a pas été modifié en route et qu’il vient bien de vous.
• DMARC dit aux messageries quoi faire d’un message qui échoue aux deux contrôles précédents : le laisser passer en vous prévenant, le mettre en indésirables, ou le refuser. On commence en simple surveillance, puis on durcit.

Ces trois réglages se posent dans la zone DNS, en quelques lignes que votre service de messagerie vous fournit. Pour savoir si votre domaine est déjà protégé, l’audit gratuit de ws-boost.fr vérifie notamment SPF, DMARC et la date d’expiration de votre nom de domaine, sans rien installer.

Changer d’adresse sans perdre de messages

• Gardez l’ancienne adresse active quelques mois, avec une redirection vers la nouvelle.
• Importez vos anciens messages et vos contacts dans la nouvelle boîte : la plupart des services proposent un outil d’import.
• Prévenez vos contacts avec une signature qui annonce le changement, et mettez à jour votre site, votre fiche Google, vos factures et vos cartes de visite.
• Pensez aux comptes en ligne liés à l’ancienne adresse : banque, administrations, fournisseurs, outils.

Les erreurs fréquentes

• Le nom de domaine au nom du prestataire. Votre adresse e-mail en dépend : s’il disparaît, vous perdez l’accès.
• Laisser expirer le nom de domaine. Le site et toutes les adresses e-mail s’arrêtent le même jour. Activez le renouvellement automatique.
• Oublier SPF quand on ajoute un outil qui envoie en votre nom, comme une newsletter ou un logiciel de devis : ses messages partent en indésirables.
• Une seule boîte partagée par toute l’équipe avec le même mot de passe. Préférez des boîtes personnelles et des alias communs.
• Pas de double authentification. Une boîte piratée sert à envoyer de fausses factures à vos clients.

Ce que nous faisons

À la création ou à la refonte d’un site, nous vérifions que le nom de domaine est à votre nom et que les accès vous sont remis. Et le formulaire de contact du site est relié à votre boîte mail, puis testé avant la livraison.

Comment créer une adresse mail avec son propre nom de domaine ?

Il faut un nom de domaine à votre nom, un service de messagerie qui héberge les boîtes, et quelques enregistrements dans la zone DNS du domaine : les MX pour recevoir, puis SPF, DKIM et DMARC pour protéger l’adresse et éviter les indésirables.

Une adresse mail avec nom de domaine est-elle payante ?

Le nom de domaine se paie chaque année. La messagerie peut être comprise dans l’hébergement du site, ou payée par utilisateur et par mois dans une suite comme Google Workspace ou Microsoft 365. Les alias et redirections sont souvent gratuits.

Peut-on utiliser Gmail avec son nom de domaine ?

Oui, avec Google Workspace, l’offre professionnelle de Google, qui héberge les boîtes de votre domaine dans l’interface Gmail. Une adresse Gmail gratuite peut aussi envoyer avec une autre adresse, mais l’hébergement de vos messages reste alors chez un autre service.

Pourquoi mes e-mails arrivent-ils dans les indésirables ?

Le plus souvent parce que SPF, DKIM ou DMARC manquent ou sont mal réglés, ou parce qu’un outil envoie en votre nom sans être déclaré dans SPF. Vérifiez ces trois enregistrements, puis testez l’envoi vers Gmail et Outlook.

Qu’est-ce que DMARC ?

Un enregistrement de la zone DNS qui dit aux messageries quoi faire des messages qui prétendent venir de votre domaine sans passer les contrôles SPF et DKIM : les accepter en vous prévenant, les classer en indésirables, ou les refuser.

Vous n’êtes pas sûr que votre nom de domaine soit à votre nom, ou vos devis finissent en indésirables ? Faites d’abord l’audit gratuit de ws-boost.fr, puis écrivez-nous si quelque chose est à corriger.